Logistics and coordination: WOC connections keep the Event Office team moving /Logistiikkaa ja koordinointia: MM-kilpailujen yhteydet pitää Event Office-tiimin liikkeessä

Sanna Multala, responsible for event operations, leads the Event Office team. Their task is to serve the teams and maintain communication and the flow of materials within the organization. Multala’s email notification pings frequently as new issues to resolve arrive in her inbox.

-Before the competition, we’ve been reaching out to teams with messages and answering their questions submitted through registration forms. As the competitions begin, the pace of work will intensify even further, predicts Multala, an experienced event organizer.

-We have been constantly ready to support the competition committee, and when they have asked for cooperation, we have helped. The needs are diverse, and the requests can cover anything from current issues, such as the purchase of map plastics, she explains.

A lot of information and materials flow between different operations via the Event Office. Multala and her team know what’s happening where. If a planned item changes, for example, if a team replaces a withdrawn competitor with another person, that information is received.

-We can react quickly to changes through our shared system and thus deliver updated information to the results service. And if necessary, we can even craft ID cards on-site,” Multala describes her team’s readiness.

In order for the Event Office to start operating at the Tahko competition arena, the Multala team first carried out an operation in which a van full of materials was moved to the site. At least a printer, training maps, a payment terminal, marketing materials related to the cooperation with the City of Kuopio, and materials to be distributed to the teams were retrieved from the interim storage. These and other items will travel with the team as needed throughout the week, as there are three competition arenas. There is a lot of volunteer work, and it is inspiring.

-We’ve even gotten volunteers from Switzerland and Germany. We help and advise on many things, even if it’s someone asking about a dance hall, if necessary, Multala promises. Cooperation, even concerning surprising matters, is carried out with the Fin5 Info staff. Local knowledge is helpful.

Those arriving on-site have been considered by making the lounge area comfortable. This ensures that accreditations, which currently keep the Event Office busy, can be handled in a relaxed manner, even if potential peak times occur.

Multala and her team bear the responsibility for providing expert and precise service at the office. However, the service promise to clients likely also includes Savonian good humor, the joy of helping, and many encounters. 

-I hope I get to meet people myself too, wishes Multala, who has spent her time in orienteering circles since childhood.

Text/teksti: Virva Korpinen

Tapahtumatoiminnoista vastaava Sanna Multala luotsaa Event Office-tiimiä, jonka tehtävä on palvella joukkueita, sekä ylläpitää yhteyksiä ja tavaravirtoja organisaation sisällä. Multalan sähköpostin merkkiääni kilahteleekin tuon tuosta, kun laatikkoon saapuu uusia asioita ratkottavaksi. 

-Ennen kilpailua olemme lähestyneet joukkueita viesteillä ja vastanneet heiltä ilmoittautumislomakkeiden kautta tulleisiin kysymyksiin. Kilpailujen alkaessa työskentelyn tahti kiihtyy entisestään, kokenut tapahtumatekijä Multala ennakoi. 

-Olemme olleet jatkuvassa valmiudessa kilpailuvaliokunnan suuntaan, ja kun heiltä on tullut yhteistyöpyyntöjä, olemme auttaneet. Tarpeet ovat moninaiset ja pyynnöt voivat käsitellä ihan mitä tahansa juoksevaa asiaa, kuten esimerkiksi karttamuovien hankintaa.

Event Officen kautta kulkee paljon tietoa ja tavaraa eri toimintojen välillä. Multala tiimeineen tietää, mitä missäkin tapahtuu. Jos jokin suunniteltu asia muuttuu, esimerkiksi joukkue korvaa poisjääneen kilpailijan toisella henkilöllä, siitä saadaan tieto.

-Muutoksiin voidaan reagoida nopeasti yhteiskäytössä olevan järjestelmän kautta ja saadaan siten muuttuneet tiedot toimitettua tulospalveluun. Ja tarvittaessa voimme vaikka askarrella ID-kortteja paikan päällä, kuvailee Multala tiiminsä valmiutta.

Jotta Event Officen urakka Tahkon kilpailuareenalla saattoi alkaa, edelsi sitä Multalan tiimin operaatio, jossa pakettiautollinen tavaraa siirtyi kohteeseen. Mukaan välivarastolta haettiin ainakin tulostin, harjoituskarttoja, maksupääte, Kuopion kaupungin kanssa tehtävään yhteistyöhön liittyvää markkinointimateriaalia sekä joukkueille jaettavat aineistot. Nämä ja muutkin asiat liikkuvat viikolla tiimin mukana tarpeen mukaan, kun kilpailutapahtuman areenoita on kolme. Talkootyötä riittää, ja se innostaa.

-Sveitsistä ja Saksasta saakka ollaan saatu vapaaehtoisia. Monessa asiassa autetaan ja neuvotaan, tarvittaessa vaikka lavatanssipaikan kyselijää, Multala lupaa. Yhteistyötä, myös yllättäviinkin asioihin liittyen, tehdään yleisöviikon infon väen kanssa. Paikallistuntemuksesta on apua.

Paikanpäälle tulevat on huomioitu oleskelutilaa viihtyisäksi laittamalla. Näin olleen akkreditoitumiset, jotka tällä hetkellä työllistävät tapahtumatoimistoa, voidaan hoitaa rennosti, vaikka mahdollisia ruuhkahuippuja joihinkin ajankohtiin syntyisi. 

Multala kantaa tiiminsä kanssa vastuun siitä, että toimistossa palvellaan asiantuntevasti ja täsmällisesti. Asiakkaille annettava palvelulupaus lienee kuitenkin pitää sisällään myös savolaisen lupsakkuuden ja auttamisen ilon sekä tukun kohtaamisia.  

– Jospa itsekin pääsen kohtaamaan ihmisiä, suunnistuspiireissä lapsesta saakka aikaansa viettänyt Multala toivoo.